Gratis factureren met Excel en Word
Factureer je liever handmatig, zonder account of software? Met een goede sjabloon maak je in Excel of Word snel een nette factuur die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Download hieronder onze gratis, invulbare sjablonen en pas ze aan met je eigen gegevens.
Wanneer zijn Excel en Word genoeg?
Stuur je maar af en toe een factuur, dan is een sjabloon prima. Je hebt geen abonnement nodig en houdt alles in eigen hand. Factureer je vaker of groeit je administratie, dan is een gratis factuurprogramma zoals hierboven al snel handiger en minder foutgevoelig.
Wat moet er op je factuur staan?
Een geldige factuur bevat altijd:
- Je bedrijfsnaam, adres en woonplaats
- Je btw-identificatienummer
- Je KvK-nummer
- De naam en het adres van je klant
- Een uniek en oplopend factuurnummer
- De factuurdatum en de datum van levering
- Een omschrijving van je product of dienst met het aantal
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag
Onze sjablonen bevatten deze velden al, zodat je niets vergeet.
Zo gebruik je de sjabloon
- Klik op de knop 'Download de gratis sjablonen' en kies Excel of Word.
- Vul eenmalig je eigen bedrijfsgegevens en logo in en bewaar dit als basis.
- Vul per factuur je klantgegevens, omschrijving en bedragen in.
- Geef elke factuur een nieuw, oplopend nummer en sla hem op als pdf voordat je hem verstuurt.
Tip: verstuur je factuur altijd als pdf, niet als bewerkbaar Excel- of Word-bestand.
Eerlijk: de voor- en nadelen
De voordelen op een rij:
- Helemaal gratis, geen account of software nodig
- Je houdt alles zelf in de hand
- Handig voor een enkele factuur of als je net begint
En waar je rekening mee houdt:
- Je moet zelf je factuurnummers bijhouden en oppassen voor dubbele nummers
- De btw reken je handmatig uit, dus fouten liggen op de loer
- Geen automatische herinneringen, geen Peppol en geen koppeling met je boekhouding
- Bij meer facturen kost handmatig werken je uiteindelijk meer tijd
Veelgestelde vragen
Mag ik met Excel of Word factureren?
Ja. Zolang je factuur alle verplichte gegevens bevat, is hij geldig voor de Belastingdienst. De vorm maakt niet uit, de inhoud wel.
Moet ik mijn facturen bewaren?
Ja, je bewaart je facturen minimaal 7 jaar. Sla ze geordend op, bijvoorbeeld als pdf per jaar en maand.
Is een factuurprogramma niet handiger?
Zodra je regelmatig factureert wel. Een programma nummert automatisch door, rekent de btw uit en voorkomt fouten. Voor incidenteel gebruik voldoet een sjabloon prima.
Kom je er niet helemaal uit?
Heb je een vraag over een specifieke gratis tool of loop je vast bij de inrichting van je factuur? Stuur ons gerust een berichtje. We denken graag kosteloos met je mee.