Betalingsherinnering sturen (met voorbeeldtekst)
Betaalt een klant je factuur niet op tijd? Vervelend, maar het hoort erbij als ondernemer. Met een nette herinnering los je het meestal snel en zonder gedoe op. Hieronder lees je wanneer je een betalingsherinnering stuurt en vind je kant-en-klare voorbeeldteksten die je kunt kopiëren en aanpassen.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Je stuurt een eerste herinnering kort nadat de vervaldatum is verstreken, bijvoorbeeld een paar dagen erna. Houd die eerste herinnering vriendelijk: vaak is een factuur simpelweg over het hoofd gezien. Blijft betaling uit, dan volgt een tweede, stevigere herinnering (een aanmaning).
Voorbeeld: vriendelijke eerste herinnering
Voorbeeld: tweede herinnering (aanmaning)
Wat als de klant dan nog niet betaalt?
Stuur dan een laatste aanmaning met een duidelijke termijn. Belangrijk: bij een particuliere klant ben je verplicht eerst een kosteloze laatste aanmaning te sturen (de zogenoemde veertiendagenbrief) voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Bij zakelijke klanten gelden vaak soepeler regels. Betaalt de klant daarna nog steeds niet, dan mag je wettelijke rente en incassokosten rekenen en eventueel een incassobureau inschakelen. Dit is algemene informatie; de exacte regels en bedragen kun je nazoeken bij de Rijksoverheid of even laten checken.
Zo voorkom je te late betalingen
- Zet een duidelijke betaaltermijn op je factuur, bijvoorbeeld 14 dagen.
- Maak betalen makkelijk met een iDEAL- of betaallink op je factuur.
- Gebruik een factuurprogramma dat automatisch een herinnering stuurt zodra een factuur openstaat.
- Factureer direct na levering, zodat de betaaltermijn eerder ingaat.
Veel gratis factuurprogramma's sturen automatisch betalingsherinneringen en bieden betaallinks. Bekijk de beste gratis factuurprogramma's.
Veelgestelde vragen
Hoeveel herinneringen moet ik sturen?
Er is geen vast aantal. In de praktijk werkt het goed om te beginnen met een vriendelijke herinnering, gevolgd door een stevigere aanmaning als betaling uitblijft.
Mag ik kosten of rente rekenen?
Ja, als de klant na een aanmaning nog niet betaalt, mag je wettelijke rente en incassokosten rekenen. Bij particulieren moet je eerst een kosteloze laatste aanmaning sturen. Controleer de actuele regels even voor je zeker weet welke bedragen je mag rekenen.
Hoe voorkom ik late betalingen het beste?
Met een korte, duidelijke betaaltermijn, een makkelijke betaallink en een programma dat automatisch herinnert.
Kom je er niet helemaal uit?
Heb je een vraag over een specifieke gratis tool of loop je vast bij de inrichting van je factuur? Stuur ons gerust een berichtje. We denken graag kosteloos met je mee.