Wat is e-factureren en Peppol?

Je hoort de termen steeds vaker: e-factureren, Peppol, UBL. Maar wat betekenen ze en wat heb je er als zzp'er mee te maken? Op deze pagina leggen we het rustig uit, zonder ingewikkelde techniek. Kort gezegd: een e-factuur is een factuur die computers automatisch kunnen verwerken, en Peppol is het netwerk waarover die facturen worden verstuurd.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat, meestal UBL. Daardoor kan de software van je klant de factuur automatisch inlezen en verwerken, zonder dat iemand de gegevens hoeft over te typen. Belangrijk om te weten: een pdf die je per e-mail stuurt is geen e-factuur. Die is voor een mens goed leesbaar, maar een computer kan de gegevens er niet automatisch uithalen.

Wat is Peppol?

Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarover bedrijven en overheden e-facturen uitwisselen. Je kunt het zien als een soort digitaal postnetwerk speciaal voor zakelijke documenten. Jij maakt je factuur in je factuurprogramma, en dat programma verstuurt hem via Peppol rechtstreeks naar de administratie van je klant. Even de begrippen op een rij:

• E-factuur: de digitale factuur zelf, die automatisch verwerkt kan worden
• UBL: de standaardtaal waarin de factuur is opgesteld
• Peppol: het netwerk waarover de factuur wordt verstuurd
• EN 16931: de Europese norm waaraan een e-factuur voldoet

Wat is het verschil met een gewone pdf-factuur?

Een pdf stuur je zelf als bijlage per e-mail, en je klant moet de gegevens overnemen of handmatig inboeken. Een e-factuur via Peppol gaat rechtstreeks van jouw software naar die van je klant, foutloos en zonder overtypen. Voor facturen aan de Nederlandse overheid is een gewone pdf zelfs niet meer voldoende: die moet je als e-factuur aanleveren.

Wat heb je nodig om e-facturen te versturen?

Je hebt een factuurprogramma nodig dat op Peppol is aangesloten. Het goede nieuws: dat kan gratis. Zowel Jortt als Shine laten je in hun gratis pakket al e-facturen via Peppol versturen, en ook e-Boekhouden ondersteunt Peppol. Je hoeft zelf niets technisch te regelen; het programma verzorgt de aansluiting.

De voordelen van e-factureren

• Je wordt vaak sneller betaald, doordat de factuur direct in het systeem van je klant staat
• Minder fouten, want er wordt niets overgetypt
• Minder handwerk in je administratie
• Je bent alvast klaar voor de regels die eraan komen

Zo begin je met e-factureren

1. Kies een gratis factuurprogramma dat Peppol ondersteunt.
2. Maak een account aan en vul je bedrijfsgegevens in, inclusief je KvK-nummer en btw-id.
3. Activeer de Peppol-optie in je programma; meestal is dat een kwestie van aanvinken.
4. Maak je factuur en verstuur hem via Peppol in plaats van als pdf.

Veelgestelde vragen

Is een pdf-factuur hetzelfde als een e-factuur?

Nee. Een pdf is digitaal leesbaar, maar geen gestructureerde e-factuur. Een echte e-factuur is opgesteld in een formaat als UBL, zodat software hem automatisch kan verwerken.

Kost e-factureren geld?

Niet per se. Er zijn gratis factuurprogramma's, zoals jortt en Shine, waarmee je e-facturen via Peppol kunt versturen zonder extra kosten.

Moet ik zelf een Peppol-aansluiting regelen?

Nee. Je factuurprogramma regelt de aansluiting op het Peppol-netwerk voor je. Jij maakt gewoon je factuur zoals je gewend bent.

Vergelijk gratis programma's met Peppol