Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur is meer dan een rekening: hij moet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Staat er iets verplichts niet op, dan is je factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw niet aftrekken. Hieronder vind je precies welke gegevens erop moeten, plus de uitzonderingen voor bijzondere situaties. Wil je het jezelf makkelijk maken? Met onze gratis factuurgenerator vul je alle verplichte velden vanzelf goed in.

De verplichte gegevens op een factuur

Op een gewone factuur zet je altijd deze gegevens:

• Je volledige bedrijfsnaam, zoals die bij de Kamer van Koophandel staat
• De volledige naam en het adres van je klant
• Je eigen adres
• Je btw-identificatienummer (btw-id)
• Je KvK-nummer
• Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• De datum waarop je de factuur maakt
• De datum waarop je de goederen of de dienst hebt geleverd
• Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd
• Het aantal geleverde goederen of de omvang van de dienst
• Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief
• Het btw-tarief dat je rekent
• Het btw-bedrag

Factuurnummer: opeenvolgend en uniek

Je factuurnummers moeten een doorlopende reeks vormen, zonder gaten en zonder dubbele nummers. Veel ondernemers werken met het jaartal plus een volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Zo houd je overzicht en zie je meteen of er een nummer ontbreekt.

Het juiste btw-nummer: je btw-id

Op je factuur hoort je btw-identificatienummer (btw-id), niet je omzetbelastingnummer. Sinds 2020 hebben zzp'ers met een eenmanszaak een apart btw-id zonder burgerservicenummer erin, juist omdat het op facturen en je website komt te staan. Zet dus je btw-id op de factuur, en gebruik je omzetbelastingnummer alleen richting de Belastingdienst.

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur maken?

Is het totaalbedrag inclusief btw niet hoger dan 100 euro? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Daarop hoeven alleen te staan: de factuurdatum, jouw gegevens, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, en het btw-bedrag (of de gegevens waarmee je dat kunt berekenen). Ook een creditfactuur mag vereenvoudigd, zolang je verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Bijzondere situaties

Je brengt geen btw in rekening (kleineondernemersregeling)

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Op je factuur staat dan geen btw-bedrag, maar wel een korte vermelding dat je bent vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling. Je overige gegevens zet je gewoon op de factuur.

De btw is verlegd

Valt je dienst onder de verleggingsregeling, bijvoorbeeld in de bouw of bij levering aan een andere ondernemer binnen de EU, dan reken je zelf geen btw. Je vermeldt dan "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant.

Je factureert naar het buitenland

Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je vaak 0% of verlegde btw. Zet dan beide btw-identificatienummers op de factuur en de vermelding dat het om een intracommunautaire levering gaat. Vergeet niet je opgave intracommunautaire prestaties (ICP) bij de Belastingdienst te doen.

Je stuurt een creditfactuur

Wil je een eerdere factuur corrigeren of terugdraaien, dan maak je een creditfactuur. Geef die een eigen factuurnummer en verwijs naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Hoe lang moet je een factuur bewaren?

Je bent verplicht je facturen en administratie zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een termijn van tien jaar. Digitaal bewaren mag, als de factuur maar leesbaar en onveranderd blijft. Sla je facturen dus geordend op, bijvoorbeeld als pdf per jaar.

Veelgemaakte fouten

• Factuurnummers die niet doorlopen of dubbel voorkomen
• Het omzetbelastingnummer op de factuur zetten in plaats van het btw-id
• De leverdatum vergeten
• Een te vage omschrijving, waardoor onduidelijk is wat je hebt geleverd
• De btw niet uitsplitsen als je verschillende tarieven op één factuur hebt

Sneller een kloppende factuur maken

Je hoeft dit niet allemaal handmatig te bewaken. Met onze gratis factuurgenerator maak je in een paar minuten een factuur die aan alle eisen voldoet. Wil je een programma dat je facturen ook bewaart, automatisch doornummert en e-facturen via Peppol verstuurt, kijk dan bij de beste gratis factuurprogramma's.

Veelgestelde vragen

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ja. Je KvK-nummer hoort bij de verplichte gegevens op een factuur, net als je btw-identificatienummer.

Welk btw-nummer zet ik op mijn factuur?

Je btw-identificatienummer (btw-id). Dat is een ander nummer dan je omzetbelastingnummer, dat je alleen voor de Belastingdienst gebruikt.

Moet ik een factuur maken voor een particulier?

Voor particulieren ben je niet altijd verplicht een factuur te maken, maar in sommige branches wel. Een nette factuur is bovendien altijd handig voor je eigen administratie.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Zeven jaar, en tien jaar als het om gegevens over onroerende zaken gaat.

Maak direct je factuur